随着大数据技术的快速发展，事业单位人事档案管理面临从传统纸质模式向数字化模式转型的迫切需求^[1]。传统管理方式在信息存储效率、共享便捷性及安全保障等方面的局限性日益凸显，难以满足现代组织对档案资源高效利用的需求。在此背景下，探索数字化转型的具体实施路径具有重要现实意义
一、大数据时代事业单位人事档案管理数字化转型的重要意义

（一）提升管理效能与协作水平

数字化转型率先突破了传统人事档案管理的物理限制，借助构建电子档案库，达成了档案资料的远程访问以及即时共享，大幅缩减了查询时间。管理人员不用再依靠纸质档案的人工调取，可直接经由系统迅速检索到所需信息，工作效率得以明显提升。凭借大数据分析工具，数字化档案能够帮助对信息进行多维度挖掘与运用，为人员考核、岗位调整等管理决策提供更为全面且精准的参考依据，切实提高了事业单位的管理科学性^[2]。数字化管理平台为档案存储与管理营造了统一环境。经过集中化、标准化的信息整合，消除了不同部门间的信息壁垒，防止了“信息孤岛”问题。平台所内置的检索与交流工具，还支持工作人员在任何时间、地点协作处理档案事务，提高了跨部门服务协同水平。

（二）强化信息安全与可持续管理

事业单位可采用加密技术、访问控制以及防火墙等方式，在数据从传输、存储直至访问的整个流程中，阻止未经授权的操作，以此降低信息被篡改或泄露的风险。同时，要同步构建完善的档案数据备份与恢复系统，这样，即便遇到自然灾害或系统故障，也可借助备份数据迅速恢复档案的完整性，保障管理工作能够持续进行。数字化转型契合了信息化发展的趋势，它利用电子化存储取代传统的纸质档案。一方面，减少了物理载体因潮湿、虫蛀等状况造成的损坏风险；另一方面，提升了档案检索以及共享的便捷程度，更加符合现代办公场景的高效需求。

二、大数据时代事业单位人事档案管理数字化转型的实施路径

（一）创新档案管理意识

现代化的档案管理意识并非单纯的技术应用认知，而是需要工作人员从根本上明白，数字档案对于管理效能提升、信息安全保障以及跨部门协作具有核心价值，并且要将其当作档案管理的必然发展方向。事业单位要依靠多维度的意识培育机制促使观念转变：其一，可以组织专题宣讲会，让管理层或外部专家依据单位实际情况，系统讲解数字化转型对档案管理模式革新的具体影响；其二，开展针对性培训活动，既要覆盖电子档案操作的基础技能，又要强化对数字化管理逻辑的理解，例如电子档案的存储原理、共享流程与传统纸质档案的差异等。基于此，可借助内部信息平台设置常态化的普及专栏，定期推送数字化管理的政策动态、技术进展以及单位实践成效，逐步构建全员参与的认知环境^[3]。

（二）提升管理人员工作素养

对于档案管理人员来讲，政治素养是其开展工作的根本根基。他们要拥有敏锐的政治洞察力、坚定的政治立场、较高的思想认识以及出色的政治判断力。这就意味着，他们在日常工作期间要主动学习党和国家有关档案工作的政策文件，积极参与单位组织的政治理论学习活动，借助案例分析、专题研讨等形式，加深对档案工作政治属性的理解。在处理档案信息时，要严格依照保密要求，保障信息安全。另外，主动学习能力是适应转型的关键动力。管理人员要以强烈的责任心作为驱动，定期留意国内外档案管理领域的最新研究成果与实践经验，依靠行业期刊、专业论坛等途径获取数字化编辑、保护等知识，及时了解数字化管理的前沿动态。并且，在学习过程中要结合工作实际梳理知识要点，逐步提高综合分析与文字运用能力。在数字化转型的背景之下，复合型能力的培养格外关键。管理人员需要朝着档案管理与计算机技术的复合型人才转变，系统地学习数字化档案管理系统的操作流程，掌握基础的数据分析与挖掘技术。他们可以依靠单位组织的技术培训、在线课程学习等办法提升计算机操作技能，同时，在日常工作中主动把技术运用到档案整理、检索等环节，积累实践经验^[4]。

（三）建立电子信息平台

建立电子信息平台需以档案管理软件、数据库和互联网为基础要素，来承担档案信息的存储、处理和交流功能。第一，在搭建过程中，要立足单位具体要求与工作特点，如根据档案管理的频率、数据量、部门协作需求等实际情况，筛选匹配的技术和系统，确保平台在稳定性、安全性及用户友好性上满足日常管理需求。同时，平台建设需具备前瞻性，需综合考虑扩展性与兼容性，预留数据接口以便未来与财务、人事等其他业务系统实现数据整合，避免因技术局限导致“二次开发”的额外成本。第二，在平台开发与调试阶段，需重点处理数据交互、业务沟通、数据利用等环节的衔接问题。如优化不同部门间档案调用的审批流程，确保数据传递的时效性；规范数据录入格式，提升信息检索的准确性；在功能模块间设置统一的数据标准，避免因格式差异导致整合困难。第三，在平台建成后，需进行多场景测试验证，模拟日常高频操作、突发数据量激增等情况，检验系统的承载能力与响应速度；针对测试中发现的漏洞或操作不便之处及时调整，如修复权限分配的逻辑错误、简化重复的操作步骤等，待确认功能全面达标后再正式投入使用。

（四）增强信息安全意识

随着档案共享性与便捷性的提升，信息被非法获取或复制的风险同步增加，因此需从人员意识、制度建设、技术防护及物理保障多维度构建安全防线。第一，需强化管理人员及相关部门的安全意识。通过定期开展安全培训，结合典型案例分析、模拟攻击演练等方式，帮助工作人员理解数字化档案的安全风险特点，提升对异常访问、数据泄露等问题的识别能力，同时树立“安全操作即职业责任”的观念。第二，完善信息安全管理体系。建立分级权限制度，根据岗位需求设置不同访问等级，限制非授权人员对敏感档案的查看、修改权限；制定访问限制规则，如设置登录时间限制、IP地址绑定等，减少外部攻击风险；同步落实数据备份与恢复机制，定期将档案数据加密存储至离线或云端备份库，确保在系统故障时可快速恢复信息完整性。第三，建立常态化安全审查机制。每月对系统进行漏洞扫描，重点排查权限分配漏洞、数据传输隐患等问题，发现风险后立即修复并记录整改过程；对工作人员的操作日志进行定期核查，及时纠正越权操作、违规复制等行为。第四，对存储设备和服务器所在的机房，需采取防火、防水、防盗措施，如安装自动灭火装置、温湿度监控系统及门禁监控设备，避免因自然灾害或人为破坏导致信息丢失。

三、结语

总之，事业单位人事档案数字化转型是一项系统工程，需意识、人员、平台与安全多维度协同发力。创新管理意识为转型提供内在动力，人员素养提升是技术落地的关键支撑，电子平台建设搭建基础载体，信息安全保障则筑牢风险防线。四者共同推动档案管理的转变。

参考文献：

[1]牛雅琼.事业单位人事档案管理数字化转型的有效路径分析[J].兰台内外,2024,(26):34-36.

[2]赵小冬.事业单位干部人事档案管理数字化转型分析[J].黑龙江档案,2024,(03):121-123.

[3]李娟.数字化转型背景下事业单位的财务管理提升路径[J].纳税,2024,18(14):73-75.

[4]王冉.事业单位档案管理数字化建设路径探讨[J].销售与管理,2024,(02):54-56.

作者简介：刘静（1981.1--），女，汉族，河北保定人，河北省地质环境监测院，中级职称，研究方向：地质科技档案。